شرح
مختصر طرح
سامانه
سازمان‌یار با هدف اتوماسیون وظایف سازمانی و بهینه‌سازی مدیریت جلسات طراحی شده است.
ماژول مدیریت وظایف به سازمان امکان می‌دهد تا وظایف را به کارکنان و تیم‌ها تخصیص
دهد، جزئیات هر فعالیت را مشخص کند و وضعیت انجام آن را به‌صورت سیستمی رصد نماید.
این ماژول شامل بخش‌هایی مانند وظایف محول‌شده و ایجاد وظیفه، وظایف شخصی، تقویم وظایف،
تنظیمات و گروه دسترسی، و گزارش وظایف است. کاربر می‌تواند وظیفه جدید ثبت کند و برای
آن مسئول انجام، مهلت، برآورد زمان، اولویت، اهمیت، دسته‌بندی، یادآوری، پیوست فایل،
اتصال به پروژه یا سند یا هدف یا جلسه تعیین نماید. همچنین امکان ارجاع
وظیفه به کاربران هم‌سطح، یک سطح بالاتر و یک سطح پایین‌تر و ثبت وظیفه شخصی برای
خود کاربر فراهم است. گزارش‌های وظایف نیز با نمودارهای برآورد
کار، تاخیرات، واریانس وظایف واحدها و جدول وظایف، وضعیت عملکرد را نشان می‌دهند.
ماژول
مدیریت جلسات، فرآیند کامل از دعوت به جلسه تا ثبت و پیگیری مصوبات را پوشش می‌دهد.
کاربران می‌توانند جلسه جدید ثبت کنند و تب‌های دعوت به جلسه، شرکت‌کنندگان، اطلاع‌رسانی،
نیازمندی‌ها و جلسات تکرارشونده را تکمیل نمایند. اطلاع‌رسانی از طریق ایمیل و پیامک،
تعیین تجهیزات، پذیرایی و ایاب و ذهاب، و مشاهده تقویم جلسات شخصی و مکان آن‌ها از قابلیت‌های این بخش است. پس از برگزاری جلسه، صورت‌جلسه ثبت می‌شود
و اقدامات، وظایف و تأییدات مربوط به آن پیگیری می‌گردد. تنظیمات این ماژول شامل مکان
جلسه، افراد درون‌سازمانی و برون‌سازمانی، شرکت‌ها، حوزه کاری، قالب جلسات، واحد سازمانی،
الگوی کد و گروه دسترسی است. گزارش جلسات نیز با نمودارهای تاخیر واحدها، مقایسه عملکرد
واحدها و نمودار موزاییکی، وضعیت اقدامات و جلسات را نمایش می‌دهد.
در مجموع،
این سامانه به سازمان کمک می‌کند وظایف را شفاف، قابل پیگیری و نظام‌مند کند و جلسات
را از مرحله هماهنگی تا اجرای مصوبات بهینه سازد.
دستاوردها
- افزایش بازدهی سازمانی
- سهولت در پیگیری انجام مصوبات محوله
- دریافت گزارش از وضعیت پیشرفت مصوبات
- ثبت تمام مصوبات جلسه در سامانه و امکان تخصیص هر مصوبه به یک یا چند نفر
- ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای مصوبات
- امکان ثبت وظایف شخصی و اطلاع‌رسانی آن به مدیریت
- کاهش مشکلات مربوط به برنامه‌ریزی، پیگیری و مدیریت بهینه جلسات
